La mise à jour de la Fiche Agent consiste à saisir les données ayant changé sur chaque Salarié. En général ça concerne les données ayant un impact qualitatif sur les résultats du traitement des salaires. Les aspects suivants sont les plus concernés :

• Cas des Salariés qui changent de Classe, Catégorie ou de Statut entre deux paies : Il ne faut pas oublier que les rubriques de salaires sont affectées aux Salariés entre autres critères, mais principalement
  • Catégorie ;
  • Statut ;
  • et Classe du travailleur. Si les corrections adéquates ne sont effectuées à temps, VISUALIS GRH, au moment du calcul des bulletins générera des erreurs libellées comme ci-après Incompatibilité Rubrique / Statut/ Catégorie / Classe. Dans ce cas, l’Utilisateur, doit activer l'Affectation Individuelle des Rubriques, procéder à la suppression des rubriques incompatibles et créer ensuite les rubriques en fonction de sa nouvelle cCasse, sa nouvelle Catégorie ou Hiérarchie ou son nouveau Statut.
• Cas spécifique des Entrées et des Départs en cours du mois : Les mouvements du Personnel sont fréquents et peuvent survenir à tout moment, VISUALIS GRH est capable de gérer ces mouvements dans la mesure des cas ci-après :
  • Entrées en cours du mois : Nous sommes au mois de Juin 2005, le Salarié entre le 1er du mois, c'est le cas normal pas de rappel ni d’appointements à retenir. Le salarié entre le 25 du mois après le salaire, donc il ne sera payé qu'au salaire prochain (Juillet). Dans ce cas, VISUALIS GRH payera 36 jours en Juillet, (dont 6 jours pour le mois de Juin) et tous les éléments de salaire pro ratés seront payés en fonction des 36 jours. Le salarié entre le 6 du mois, avant le salaire, VISUALIS GRH lui payera 25 jours et tous les éléments de salaire pro ratés seront payés en fonction des 25 jours.
  • Sorties en cours du mois : Nous sommes au mois de Juin 2005, le Salarié sort le 1er du mois ou le 30 du mois précédent, cas normal. VISUALIS GRH, ne paiera rien à ce Salarié. Le salarié sort le 25 du mois après le salaire, les 6 jours trop perçus doivent faire l'objet d'appointements à retenir sur son salaire de congés ou sur toutes autres indemnisations à lui verser. Le salarié sort le 6 du mois avant le salaire VISUALIS GRH lui payera 5 jours et tous les éléments de salaire pro ratés seront payés en fonction des 5 jours. Dans tous les cas, il faudra saisir la date de sortie du Salarié. Si le Salarié a déjà perçu au moins un salaire, il restera dans le fichier du Personnel pour des raisons d’historique.