Le calcul des bulletins est lancé une fois qu’on aura terminé toutes les mises à jour sur le fichier du personnel, les éléments variables et les congés s’il y’en a. Avant de lancer le calcul il est recommandé de sortir l’état de Contrôle des Éléments des Salaire. Il est lancé à partir du groupe de menu Traitement des Salaires, cet état fait le point des éléments fixes et/ou variables alloués à l'Agent. Il a pour but de vérifier l’imputation correcte des éléments variables aux Salariés. Pour lancer le calcul, il suffit de rentrer dans le groupe de menu Traitement des Salaires et cliquer sur Calcul Bulletins. L’écran suivant s’affichera :

L'Utilisateur doit remplir correctement les paramètres demandés. Mais pour faire il vaut mieux cocher l'option Calcul Global . L'option sélective est réservé aux Utilisateurs expérimentés. Si l'option Calcul Global est choisi, on aura l'écran ci-après :

Une fois que tous les paramètres sont saisis, l'Utilisateur peut cliquer sur le Bouton Enregistrer pour lancer le calcul, sinon cliquer sur le Bouton Annuler .

Une fois que le calcul commence l'écran suivant s'affiche avec cette animation sur la progression du calcul.

Attention : S'il existe des contrats qui arrivent à terme pendant la période de paie en cours, le message suivant peut s'afficher quand lance le calcul proprememnt dit.

Ce message signifie que des contrats de travail arrivent à terme au cours de ce mois, s'il est nécessaire de calculer les droits pour les contrats concernés. Alors il appartient à l'Utilisateur de décider. Si les droits doivent être liquider, cliquer sur le Bouton Oui , sinon cliquer sur le Bouton Non . Dans un cas comme dans l'autre le calcul sera lancé que les droits soient oui ou calculés.

Paramètres par défaut sur le formulaire du calcul des bulletins: VISUALIS GRH positionne par défaut certaines valeurs comme le code société, calcul tous Statuts à Oui, le code statut à 9 et calcul par Matricule à Non. Il appartient à l’Utilisateur de positionner les autres valeurs, notamment les sélections qu’il veut faire sur les Lieux Payeurs, Directions, les Services et sur les Salariés. Pour sélectionner l’ensemble des structures de l’Organisme, l’Utilisateur peut cocher Oui sur le bouton : , ainsi toutes les variables, Début sont remplies de Zéro et les variables Fin sont à 9 ou Z. Le nombre de zéro, de 9 ou Z est fonction de la taille du champ.

Ce qui peut se passer pendant le calcul des bulletins : Pendant le calcul, des erreurs peuvent survenir, il s'agit des erreurs suivantes et les plus capitales :

• Rubrique Inconnue : cela veut dire que la rubrique est inexistante dans le catalogue des Rubriques de Salaire, ou elle existe mais, elle est désactivée. La solution consiste à :

  • Activer la rubrique ;
  • Supprimer ou mettre la rubrique à zéro chez le Salarié concerné dans le Menu Affectation Individuelle, s’il n’en a pas droit.

• Ce Salarié a travaillé 0 jour : Cela peut avoir deux explications :

  • Vérifier dans l’Affectation Individuelle si la rubrique N° 0500 soit Salaire de Base n’est pas à 0, normalement il est toujours égal à 30. Dans ce cas, corriger la rubrique et reprendre le calcul.
  • Soit une rubrique non calculée au prorata temporis et généralement exprimée en montant, a été affectée à un Agent qui n’a pas de Salaire de Base, c'est-à-dire la rubrique N° 0500 ou qui n’a pas travaillé dans ce mois. Dans ce cas l’erreur n’est pas très grave, et le traitement peut continuer. Ou alors vérifier la rubrique en question, si elle n’est pas justifiée, supprimer la rubrique ou mettre le montant à zéro.

• Incompatibilité Rubrique / Statut / Classe / Catégorie : Généralement cela survient quand il y’a un changement de Statut, Classe ou Catégorie ou Hiérarchie chez un Salarié ou sur la rubrique en question, après l’affectation complète des rubriques de salaire. Dans ce cas il suffit de procéder aux modifications nécessaires, notamment supprimer les anciennes affectations et créer les nouvelles.

Nota Bene : Il faut noter que toutes les erreurs ne s’affichent pas pendant le calcul, c’est pour cela, il est toujours conseillé d’afficher le Journal des Erreurs qui est très explicite sur la nature des erreurs et les Salariés qui sont concernés. Pour cela, il suffit de cliquer sur État des Erreurs dans le Menu Traitement des Salaires dans l’écran ci-après :

Remarque 1 : En dehors des erreurs affichées dans le formulaire ci-dessus et survenues pendant le calcul, les erreurs de calcul dues aux formules c'est à dire les codes programmes utilisés dans VISUALIS GRH n’existent pratiquement pas. Cependant, les erreurs de calcul dues aux paramétrages sont possibles et arrivent très souvent quand les paramètres sont mal définis.

Remarque 2 : Toutes les erreurs ne s’affichent pas dans cette grille, ces erreurs sont de deux types, à savoir :

• Erreur non bloquante : cette erreur peut survenir pendant le traitement, généralement elle est affichée dans une boite de message Visualis ou enregistrer dans le journal des erreurs, mais elle n'arrête pas le traitement.
• Erreur bloquante : elle survient dans les mêmes conditions que l'Erreur non bloquante à la différence qu'elle arrête le traitement en cours. L'Utilisateur doit immédiatement consulter le Journal des Erreurs pour identifier la nature de l'erreur et éventuellement faire appel au Support Technique au ou il n’arrive pas à résoudre le problème.