La clôture mensuelle consiste à valider et archiver la paie du mois en cours. Cette opération est très délicate, car elle procède à d’importantes mises à jour de la Base de Données, c’est pour cela il est recommandé de faire la sauvegarde avant son lancement. Pour la sauvegarde, se reporter au Menu Système situé horizontalement en haut de l'écran principal Outils ou Tools si vous avez la version Anglaise du menu système. Voir l'Image ci-après :

Cliquer ensuite sur Sauvegarde des Données ou Backup et choisir l’option Créer la Sauvegarde de Données ou Create Backup Archive en version Anglaise.

La clôture est lancée à partir du menu Traitement des Salaires, cliquer sur la ligne Clôture Mensuelle. L’écran suivant s’affichera :

L'Utilisateur doit cocher les cases :

• Cocher pour Confirmer la Clôture ;
• Cocher si la Sauvegarde a été Effectuée.

Comme sur l'écran ci-après :

Dans cet exemple, il s’agit de clôturer la paie du mois d'Avril 2024. Pendant la clôture en version Réseau, tous les Utilisateurs sont obligés de se déconnectés sinon, le message suivant peut s’afficher : Il y'a au moins un Utilisateur Connecté à la Base de Données GRH, Demandez aux différents Utilisateurs de se déconnecter. En version Mono, tous les formulaires doivent être fermés avant le lancement de la clôture, faute de quoi un message s’affichera pour le demander. Une fois que ces options sont cochées l'Utilisateur peut cliquer sur le Bouton Enregistrer pour lancer la clôture proprement parlée ou sur le Bouton Annuler pour abandonner la clôture. Une fois que la clôture est lancée et qu'il y'a des droits calculés, mais non intégrés dans le processus normal des salaires, Visualis GRH affichera le message suivant :

L’Administrateur ou l'Utilisateur est invité à s’assurer que les droits en instance ont une base administrative légale et décider de leur intégration dans la base de données. Dans le cas contraire, il suffit de cliquer sur Oui pour les annuler et la clôture mensuelle va se dérouler normalement. Si l’Administrateur décide néanmoins d'intégrer les droits calculés en cliquant sur Non un autre message de confirmation sera affiché à travers l’écran ci-après :

Ce second message n’est ni plus ni moins qu’une précaution pour permettre à l’Administrateur d’éviter un traitement qui n’est pas nécessaire. En cliquant sur Oui , l’intégration des droits en instance se fera inexorablement, sinon cliquer sur Non pour ne pas procéder à l'intégration. Au pire des cas il suffit de restaurer la sauvegarde faite juste avant la clôture pour remettre la base dans un état cohérent.

Voir l'écran ci-après :

Attention: Une fois que la Clôture est lancée, rien ne peut plus l'arrêter. C'est pour cela qu'il est formellement conseillé de faire la Sauvegarde avant de lancer la clôture.