Les Rubriques de salaire sont pour la Paie comme ce qu'est le Plan Comptable est pour la Comptabilité Générale. Dans ce plan de Paie, sont enregistrées toutes les rubriques utilisées dans la gestion des salaires à savoir :

• les rubriques figurant sur le Bulletin : Ces rubriques figurent sur le bulletin, ça peut être des gains comme des retenues ;
• les rubriques figurant sur les états des charges sociale et fiscale : ces rubriques sont des charges calculées pendant le traitement des salaires. Elles figurent seulement sur les états des charges adressés aux services extérieurs comme les services fiscaux et les services sociaux.
• les Rubriques Fixes : les rubriques fixes figurent en permanence sur le bulletin de paie, à moins d'être supprimée ou remplacée.
• les Rubriques Variables : Ces rubriques figurent seulement mensuellement sur le bulletin de Salaire.
• les Rubriques de Charges : Sont des rubriques sur lesquelles sont opérés des prélèvements destinés aux Institutions fiscales et de sécurité sociale, elles permettent de calculer et d'établir l'état mensuel de reversement à ces Institutions ;
• les Rubriques Exceptionnelles : ce sont des rubriques différentes de toutes celles définies ici, cependant, elles peuvent être soumises aux traitements appliqués aux autres ;
• les Rubriques de Majoration : Ces rubriques doivent être créées tant qu'il s'agit de majoration à faire ressortir en plus du Salaire de Base. La saisie du taux de majoration devient alors obligatoire ;
• les Rubriques de Cumul ou Totalisation : Sont des rubriques dans lesquelles sont cumulées d'autres rubriques. Certaines d'entre elles peuvent figurer sur le bulletin comme Total I.T.S et Retraite. Remarque : les Rubriques de totalisation ne peuvent ni être modifiées ou supprimées.
• les Rubriques calculées ou non : il s'agit des rubriques résultant d'un calcul ou calculées pour renseigner d'autres rubriques.

Remarque : chaque rubrique comporte un code numérique sur 4 caractères, la rubrique doit être clairement décrite, car la qualité et la fiabilité du traitement des salaires en dépendent pour l'essentiel. Il y' a des plages de numéros qui sont prédéfinies en fonction des natures de rubrique. L'Utilisateur peut en créer autant que nécessaire, il suffit de respecter les plages de numéros définies comme suit : Tous les éléments du Salaire (Gains) figurant sur le Bulletin et composant le Brut, doivent être définis entre : 0500 - 3500

1. Salaire de Base & Autres Salaires (Sur Salaire, etc.) : 0500 - 0504 ;
2. Rappel Salaire de Base (Montant) : 0520 ;
3. Appointements à retenir, Rappel Appointements : 0530 -0540 ;
4. Majoration Salaire de Base : 0507 - 0519 ;
5. Heures Normales 5,5% : 0505 ;
6. Heures Supplémentaires : 1600 - 1780 ;
7. Indemnités & Primes (Imposables ou non) : 2000 - 2900 ;
8. Salaires de Congés : 3100 - 3480 ;
9. Avance & Autres Retenues Permanentes ou Ponctuelles (Trop Perçu, Retenues à Tort, Etc.) : 6000 - 6900 ;
10. Prêts : 7500 - 7900.

Nota Bene : Les bornes s'entendent incluses.

Compte tenu de l'importance des rubriques sur la qualité des résultats attendus, une description même sommaire est nécessaire sur la saisie de certaines données et leurs impacts sur le déroulement normal du processus.

Explications sur la saisie de certaines données du Formulaire :

1. Code : Il est composé de 4 caractères numériques, il est obligatoire et n'est accessible qu'en cas de création ou de duplication.
2. Libellé : Obligatoire, il comprend 30 caractères alphanumériques. Il doit être le plus clairement défini.
3. Libellé Commun : En création, il est identique au libellé principal. L'Utilisateur peut le changer à tout moment. Il est nécessaire pour garder une même appellation des rubriques, dans le cas ou l'Utilisateur a opté pour un plan de paie très détaillé.
4. Gains ? : Si ce champ est cocher, la rubrique devient un gain, dans le contraire la rubrique est considérée comme une retenue.
5. Fixe ? : cela veut dire que la rubrique a un caractère permanent.
6. Variable ? : la rubrique varie d'un mois de paie à l'autre.
7. Exceptionnelle ? : la rubrique a un caractère très ponctuel.
8. Prêt ? : la rubrique est une rubrique de prêt et est gérée sous forme de remboursement étalé.
9. Totalisation ? : la rubrique est une rubrique de totalisation, une fois crée, elle ne peut plus être supprimée, sauf dans des conditions tout à fait particulières.
10. Majoration ? : Si la rubrique est une majoration, elle peut être une des anciennes majorations si le Client veut faire apparaître sur les bulletins l'historique des majoration. Ca peut être une nouvelle majoration.
11. Charges ? : Il s'agit des charges à calculer et à reverser pour le compte des organismes extérieurs comme l'INPS, la CNSS ou des Assurances.
12. Inversion Signe ? : permet d'inversion le signe de la rubrique, faire une régularisation sur une même rubrique en changeant seulement de signe. Autrement dit la rubrique peut être saisie comme élément variable.
13. Arrondi ? : si la rubrique peut être arrondie, c'est intéressant pour le net à payer, surtout pour les salariés payés en espèce.
14. Analytique ? : détermine si la rubrique sera comptabilisée ou pas.
15. Saisie Autorisée ? : détermine si la rubrique est saisie ou pas, si la rubrique n'est pas saisie cela veut que la valeur qui lui sera allouée résultera d'un transfert de données.
16. Saisie Élément Variable ? : détermine si la rubrique peut être saisie comme élément variable. Nota Bene : Il est à noter que pour VISUALIS GRH, une rubrique pour laquelle il n'y a pas d'inversion de signe possible, ne peut pas être définie comme élément variable, à moins de rendre l'inversion de signe possible.
17. Soumis ITS ? : si la rubrique est imposée à l'Impôt sur les Salaires.
18. Soumis INPS ? : Si la rubrique rentre dans la base de calcul de la Retraite et des charges sociales (INPS).
19. Soumis CMSS ? : Si la rubrique rentre dans la base de calcul de la Retraite et des charges sociales (CMSS).
20. Soumis AMO ? : Si la rubrique rentre dans la base de calcul de l'Assurance Maladie Obligatoire.
21. Active ? : indique si une rubrique est utilisée ou pas. Si cette case n'est pas cochée, la rubrique ne sera pas prise en compte dans le traitement de la paie. Le seul inconvénient est que, si elle est déjà affectée à un salarié, VISUALIS GRH décéléra une erreur au moment du calcul du bulletin de ce Salarié en envoyant le message : Rubrique Inconnue .
22. Proratée ? : Indique si la rubrique est payée en fonction du nombre de jours travaillés.
23. Taux Impôts : Indique le taux d'impôsition auquel la rubrique est soumise.
24. Taux Retraite : Indique le taux d'impôsition (retraite INPS & CMSS) auquel la rubrique est soumise. Le taux varie de 0,00 à 100%.
25. Saisie en Montant ? : indique si la valeur saisie exprime un montant à transférer comme tel sur le bulletin de paie ou être incluse dans une base de calcul. Exemple : Indemnité de Responsabilité.
26. Saisie en Nombre ? : Le nombre saisi, sert de base de calcul et la rubrique n'est pas proratée.
27. Plafonné ? : indique si la rubrique est plafonnée, dans ce cas le montant ou le nombre plafond doit saisi et supérieur à zéro.
28. Montant Alloué : indique le montant ou le nombre qui sera alloué aux Salariés bénéficiaires de la rubrique au moment de l'affectation automatique ou indivduelle des éléments de salaire. Si le montant est égal à 0, tous les ayants droit auront 0 au moment de l'affectation. Le montant ou le nombre peut être modifié à travers le Formulaire d'Affectation Individuelle des rubriques de salaire.
29. Editée sur bulletin ? : Si ce champ est coché, la rubrique sera imprimée sur le bulletin de paie du Salarié.
30. Payé sur Congés ? : Si ce champ est coché, la rubrique est payée en plus du Salaire de Congés, dans ce cas la rubrique n'est pas incluse dans la base de calcul de salaire de congés. Exemple : la Prime de Responsabilité, elle sera calculée au prorata du nombre de jours de congés et ajoutée au salaire de congés.
31. Inclus---→ Base Congés ? : Si ce champ est coché, la rubrique est cumulée dans la base servant éventuellement au calcul du salaires des congés.
32. Inclus Base Calcul Prime d'Ancienneté ? : Si ce champ est coché, la rubrique concernée sera intégrée dans la base de calcul de la prime d'ancienneté tant que l'Agent a droit à cette prime.
33. Inclus Base Calcul Taux Horaire ? : Si ce champ est coché, la rubrique concernée sera intégrée dans la base de calcul du taux horaire normal tant que l'Agent a droit aux heures supplémentaires.
34. Statuts d'Agents Autorisés : Il s'agit de sélectionner dans la liste des valeurs proposées, les statuts de travailleurs qui ont droit à cette rubrique.
35. Classes d'Agents Autorisés : Il s'agit de sélectionner dans la liste des valeurs proposées, les classes de travailleurs qui ont droit à cette rubrique.
36. Catégories d'Agents Autorisés : Il s'agit de sélectionner dans la liste des valeurs proposées, les catégories de travailleurs qui ont droit à cette rubrique.
37. N° Plan Comptable : Le numéro débit ou crédit est obligatoire pour les rubriques dont la case du code analytiques est cochée. Le n° de compte doit figurer dans le plan comptable.
38. Calculée ? : Si ce champ est coché, cela veut dire que la rubrique est le résultat d'un calcul, sinon, elle est saisie ou issue d'un transfert.

Remarque importante : il est possible de dupliquer un enregistrement, cela est conseillé dans le cas des formulaires très denses comme celui qui vient de vous être présenté. Pour cela, il suffit de faire apparaître sur le formulaire l'enregistrement qui présente plus de similitudes avec celui à créer et cliquer sur le bouton suivant : quand l'écran ci-après est affiché.

En cliquant sur le bouton Duppliquer cet autre écran s'affiche en laissant le champ Code : à blanc

Il suffit de saisir dans le champ Code le nouveau code et éventuellement changer ce qui est à changer sur le reste du formulaire et valider la saisie en cliquant sur le bouton Enregistrer .