Saisie des Avenants

La gestion des avenants est un aspect très important dans la gestion des contrats : elle permet de modifier un contrat existant sans le remplacer, tout en conservant l’historique, ce qui est crucial, surtout en matière de RH et de Paie. Un avenant est un document qui modifie certaines clauses d’un contrat initial comme ci-après :

Salaire
Poste
Durée
Temps de travail
Lieu de travail

Nota Bene 1 :Le contrat reste le même, mais ses conditions évoluent.

Nota Bene 2 : Aucun avenant n'est autorisé pour changer le type du Contrat, c'est-à-dire qu'on ne peut pas établir un avenant pour passer d'un contrat CDD à un contrat CDI ou Autres. Dans ce cas l'établissement d'un nouveau contrat devient obligatoire.

Formulaire de Saisie des Avenants :

Saisir un Avenant signifie que le contrat existe et qu'il n'est pas arrivé à terme. Il peut arriver que Visualis GRH rejette l'avenant à moins d'une semaine de la fin du contrat visé, sauf dérogation du Décideur. Le formulaire de saisie est un formulaire de type Mére-Enfant(s), une partie appelée Entête, située en haut du formulaire e une partie appelée Détail, constituée d'une grille. (Voir l'écran ci-dessus). Description du Formulaire :

Entête :

N° Identifiant Avenant : l'Identifiant est calculé et attribué automatiquement. L'Utilisateur peut saisir suivant une numérotation interne, à condition qu'elle soit entièrement numérique et ne pas comporter de doublons.
N° Contrat : le numéro de contrat est sélection dans une short liste des contrats en cours de validité.
Type de Contrat : ici c'est le libellé du Type de contrat qui sera affiché aussitôt le N° du Contrat sélectionné.
Date Saisie de l'Avenant : la date du jour est automatiquement proposée quand on est en création. L'Utilisateur peut choisir la date qui lui convient.
Prénoms / Nom : le Prénom et le Nom du bénéficiaire du Contrat sont affichés dès que le contrat est choisi.
Date Contrat : la date du Contrat est aussi automatiquement affichée.
Début Contrat : le début du Contrat est aussi automatiquement affiché.
Fin Contrat : la fin du Contrat est aussi automatiquement affichée.
Objet du Contrat : l'Objet du Contrat est aussi automatiquement affiché.
Durée : la durée du Contrat est aussi automatiquement affichée.
Direction : l'affectation de l'Agent est aussi automatiquement affichée, ici il s'agit de la Direction.
Service : l'affectation de l'Agent est aussi automatiquement affichée, ici il s'agit du Service.
Fonction : la fonction de l'Agent est aussi automatiquement affichée.
Nouvelle Date de Contrat : la nouvelle date de fin de Contrat s'affiche uniquement dans le cas d'une prolongation du Contrat.

Remarque : hormis l'Identifiant, le N° du Contrat, et la Date de Saisie de l'Avenant, les autres champs sont renseignés automatiquement à partir des fichiers en relation avec le contrat et sont pas accessibles. Les trois champs saisis ne peuvent plus être modifiés une fois la saisie validée.

Enfant(s) ou Grille de Saisie :

Description 1ère partie :

Cette première partie est structurée comme suit :

N° Item : à l'instar de l'Identifiant du contrat, le N° Item aussi est calculé et attribué automatiquement.
Date Avenant : date de saisie du détail de l'avenant, elle peut être différente de la date de saisie de l'avenant, surtout quand l'avenant comporte beaucoup de postes qui ne sont pas saisis le même jour. Dans tous les cas, elle ne peut être antérieure ni postérieure à la date du Contrat sauf si celle-ci a fait l'objet d'une prorogation.
Type d'Avenant : le type d'avenant est un champ de type Short List, cela veut que l'Utilisateur peut faire afficher une liste de valeurs dans laquelle il va choisir le type d'Avenant. La procédure d'utilisation des objets de type Short List est décrite dans le chapitre suivant :Comment utiliser les Short List.
Libellé Type d'Avenant : le libellé du type est renseigné automatiquement. Exemple : si le type d'Avenant est le code 4, le libellé Changement de Durée s'affichera dans le champ Libellé Type d'Avenant. La durée peut concerner le délai du contrat, le temps de travail journalier et/ou hebdomadaire.
Libellé Long Avenant : préciser l'intitulé du changement, par exemple : prolongation du contrat, modification du temps de travail,etc.
Libellé Avenant Abrégé : ce champ hérite automatiquement du libellé saisi dans champ "Libellé long de l'Avenant", il appartient à l'Utilisateur de l'abréger à sa convenance.
Motif Avenant : à l'instar du type de l'avenant, le motif d'avenant est un champ de type Short List, donc l'accès aux données s'opère de la même manière. Le motif peut être tout ce qui s'apparente avec le type d'Avenant. Par exemple : si le type d'Avenant est une augmentation de revenus, le motif de l'Avenant peut concerner : (une augementation de salaire de base, une augmentation de primes, une augmentation de grade, d'échelon, etc.)
Libellé Motif Avenant : le libellé du motif est renseigné automatiquement.
Termes du Contrat : ici, il s'agit de l'occurence initiale figurant sur le contrat de base. Par exemple : si le bénéficiaire avait un salaire initial de 250 000 FCFA et que le motif soit une augmentation de salaire de base, les 250 000 FCFA seront saisis comme "Termes du Contrat".

Description 2ème partie :

Cette deuxième partie est structurée comme suit :

Termes de l'Avenant : ici, il s'agit de la nouvelle valeur des "Termes du Contrat. Par exemple : si le salaire de base passe à 500 000 FCFA et que le motif soit une augmentation de salaire de base, les 500 000 FCFA seront saisis comme "Termes de l'Avenant".
Objectif de l'Avenant : ici l'Utilisateur peut apporter une précision de taille concernant soit le nom du bénéficiaire, le contexte de l'augmentation, etc.
Début Avenant : date d'entrée en vigueur de l'Avenant.
Fin Avenant : date fin de l'Avenant. Elle ne saurait être au-délà de la date limite du Contrat en question.